Пенсійний фонд України продовжує масштабне переведення інформації з паперових трудових книжок до електронного формату. Після завантаження скан-копій документів українці можуть самостійно стежити за процесом їх опрацювання через вебпортал електронних послуг ПФУ. Однак у багатьох користувачів виникає занепокоєння, коли протягом тривалого часу біля звернення залишається статус «В роботі». У Пенсійному фонді пояснили, що такий напис сам по собі не свідчить ані про втрату документів, ані про помилку в системі.
Після того як скан-копії трудової книжки надходять до Пенсійного фонду, їх мають перевірити фахівці. Вони оцінюють якість зображень, повноту наданої інформації, правильність записів та поступово переносять відомості про трудову діяльність людини до Реєстру застрахованих осіб. Саме на цьому етапі заявник найчастіше бачить статус «В роботі». Він означає, що звернення прийнято та фактично перебуває на перевірці.
Швидкість оцифрування трудових книжок може суттєво відрізнятися. Пенсійний фонд використовує загальну та пріоритетну черги, тому дві людини, які подали документи приблизно одночасно, можуть отримати остаточний результат у різний час. До пріоритетної черги, зокрема, можуть потрапляти громадяни, яким необхідне підтвердження страхового стажу для призначення або перерахунку пенсії. У таких ситуаціях система може автоматично змінити черговість опрацювання документів.
На порталі Пенсійного фонду заявник може побачити кілька основних статусів. «Подано» означає, що документи зареєстровані та очікують своєї черги. «В роботі» свідчить, що фахівці вже перевіряють матеріали або переносять інформацію до реєстру. Статус «Виконано» означає завершення опрацювання та внесення відповідних відомостей. Найбільше уваги варто звернути на статус «Скасовано виконання» — він може свідчити, що документи не вдалося належним чином опрацювати або підтвердити.
Тривалість перевірки залежить не лише від кількості звернень. Процес може затягнутися, якщо спеціалістам необхідно уточнити окремі записи, перевірити додаткові відомості або розібратися з нечіткими чи суперечливими даними. Особливо це стосується старих трудових книжок, у яких можуть бути нерозбірливі записи, виправлення, пошкоджені сторінки або відсутні окремі печатки.
Однією з найпоширеніших причин проблем із оцифруванням залишаються неякісні скан-копії. Перед поданням Пенсійний фонд радить переконатися, що завантажені всі необхідні сторінки, а записи, підписи, печатки, серія та номер трудової книжки добре читаються. Бажано подавати кольорові та достатньо чіткі скани, адже саме на їх основі працівники фонду мають підтвердити інформацію про трудовий стаж.
Якщо біля звернення протягом тривалого часу залишається напис «В роботі», повторно завантажувати той самий комплект документів зазвичай не потрібно. Спочатку варто зайти до розділу «Мої звернення» на порталі ПФУ та перевірити актуальний стан заявки. Повторне подання однакових документів без необхідності не прискорить процедуру та може лише створити додаткові звернення.
Таким чином, сам факт тривалого перебування трудової книжки у статусі «В роботі» не є ознакою проблеми. Він означає, що документи вже отримані Пенсійним фондом і все ще проходять необхідну перевірку. Реагувати насамперед потрібно тоді, коли з’являється інформація про скасування виконання або фонд повідомляє про необхідність виправити недоліки у документах.
Питання правильного підтвердження трудового стажу залишається особливо важливим для майбутнього призначення пенсій. В Україні також готуються зміни до правил підтвердження стажу у випадках, коли паперову трудову книжку втрачено, записи в ній містять помилки чи є неповними, а підприємство, де працювала людина, вже ліквідоване. Тому українцям варто заздалегідь перевіряти власні дані в електронній системі та не відкладати оцифрування документів до моменту оформлення пенсії.
